Wikis im Unternehmenseinsatz (Teil 3)
Das Wiki-Prinzip ist vielen auf den ersten Blick suspekt, da alle Inhalte von beliebigen MitarbeiterInnen geändert werden können. Trotzdem hat sich gezeigt, dass Mitarbeiter nur dort schreiben, wo sie kompetent sind, aber leichter Einblick in andere Bereiche erhalten. Gerade das offene Konzept verhilft einem Wiki-gestützten Projekt zum Erfolg.
Bei klassischer Wissensmanagementsoftware wird von einem Redaktionsteam versucht, eine Struktur (Bereiche, Ordner, Ontologien) zu erstellen, die schwer von den eigentlichen BenutzerInnen erfasst werden kann bzw. sich schlecht anpassen lässt. Dadurch werden gesuchte Informationen im System oft nicht gefunden. In Wikis wachsen die Strukturen »organisch«. Dadurch und wegen Funktionalitäten wie automatische Verlinkung, Backlinks, historische Führung von jeder Seite, Liste der letzten Änderungen, Seitenindex, Volltextsuche … sind Wikis sehr gut für den Einsatz in Organisationen geeignet. Im Unternehmen oder in Projektgruppen können durch diese Systeme oftmals die konfusen Mail-Ströme und das Versionschaos bei Dokumenten verhindert werden.
Wir haben schon die Einführung von Wikis in diversen Projektgruppen und Organisationen begleitet. Der technische Implementierungsaufwand war meist sehr gering. Unsere Hauptarbeit lag fast immer darin, den Einführungsprozess mit Schulungen, inhaltlicher Konzeption oder Abgrenzungsfragen (z. B.: Was gehört ins Wiki was nicht? usw.) zu begleiten.
Für welche Inhalte ist ein Wiki geignet:
- News/Aktuelles
- Arbeitsanleitungen, How-Tos, Richtlinien
- Abbildung der Aufbau- und Ablauforganisation
- Schulungsunterlagen, Unternehmensgeschichte
- MitarbeiterInnenpages (visuelles Telefonbuch)
- Protokolle
- FAQs, Glossar, gemeinsame Definitionen
- Dossiers, Rechercheergebnisse, dokumentierte Linklisten, Zitate aus dem Netz
- Brainstormings, Ideen, Verbesserungsvorschläge
- Falldiskussionen
- Projektdokumentationen
- usw. usw.
Organisationen müssen lernen, wie sie mit »Nicht-Perfektem« umgehen. In einem Wiki ist ziemlich vieles ständig im Fluss. Für beschlossene Versionen muss daher ein Entscheidungsprozedere festgelegt werden.
Für einen breiteren Organisationseinsatz fehlen herkömlichen Wikis derzeit meist:
- Wysiwyg-Editor: Für den Organisationseinsatz ist zumindest ein einfacher What-you-see-is-what-you-get-Editor von Vorteil. Mit bereits gelernten Buttons für »Fett«, die der User aus div. Office-Anwendungen kennt, fühlt sich der User von Anfang an »heimisch«. Bei den Einschulungen oder Folgediskussionen haben wir sehr oft gehört, dass die Projektmitglieder zwar zu Beginn die Wiki-Syntax beherrscht haben, aber wenn sie länger nicht mit dem System gearbeitet haben, »schnell wieder alles vergessen haben« und sich neuerlich eine Hemmschwelle für das Bearbeiten bzw. Neuerstellen von Texten ergeben hat.
- Strukturierte Eingabeflächen: Zum Beispiel ein Protokoll (bzw. eine Protokollvorlage) sollte spezifische Eingabeflächen aufweisen, damit jedeR immer nach dem gleichen Schema eingibt, aber auch diverse Auflistungen automatisch generiert werden können. Dafür gibt es bereits Ansätze, die wieder aus der Softwareentwicklung kommen: Der Wiki-Clone »Trac«) bietet für (Trouble-)Tickets ein standardisiertes Formular an, in den Kommentaren kann dann wieder auf andere Wiki-Seiten oder auf andere Tickets verwiesen werden.
- Tabellen: Immer mehr interessante Informationen liegen als Tabellen(-kalkulationen) wie OpenOffice.org Calc oder Microsoft Excel vor. Die meisten Wiki-Clones unterstützen bereits Tabellen, jedoch ist es fast immer mühsam, die Office-Tabellen ins Wiki zu bringen.
- Verbessertes User-Interface: Die meisten Wikis können in Bezug auf Usability noch um einiges verbessert werden. Icons ohne Beschreibung, Kürzel ohne Erklärung, schlecht lesbare Datumsangaben, zu kleine Editierfenster, unklare Farbwahl und schlechte Typografie sind immer noch oft zu finden.
Siehe auch:
frage eines menschen der gerade erst anfängt sich mit dem möglichen einsatz von WIKIS und im speziellen in organsiationen zu beschäftigen: (ich hab mir dokuwiki angesehen und installiert und ein wenig in anleitungen herumgelesen)
- halten sie es für möglich dass dokuwiki als basis in einer organsiation verwendet wird, deren mitarbeiterInnen über geringes wissen im IT bereich verfügen, ohne den aufwand durch externe technikbetreuung wesentlich zu erhöhen?
- soweit ich gesehen habe lässt sich die konfiguartion von rechten von userInnen nur über das editieren von files mittels eines ftp programmes bewerkstelligen, oder sehe ich das falsch? (und es gibt zb entsprechende erweiterungen?)
- hat nicht auch der wysiwig editor seine grenzen zb bei tabellen und ist das lernen dieser befehle für relativ ungeübte userInnen schwer?
- vielleicht verfälscht meine jahrelange erfahrung mit html grundbefehlen und vor allem mit blogs ein wenig:
aber mir kommt es so vor als ob die bedienung und vor allem die administration von blogsoftware wesentlich einfacher ist, als dokuwiki.
- für alles was sich ändert ist ein wiki fraglos die bessere lösung. aber ist nicht zum publizieren – auch zum strukturierten publizieren – ein blog das userfreundlichere angebot?
darf ich sie um ihre meinung dazu bitten.
herzlichen dank
manfred schindler
[...] http://heimo.zapzarap.net/blog/thema/wikis-informationen-einfach-teilen/wikis-im-unternehmenseinsatz-teil03-wikis-im-unternehmeseinsatz/ [...]
Hallo Herr Schindler!
Danke für die vielen interessante Frage – ich werd’ mal versuchen meinen senf dazu abzugeben:
- halten sie es für möglich dass dokuwiki als basis in einer organsiation verwendet wird, deren mitarbeiterInnen über geringes wissen im IT bereich verfügen, ohne den aufwand durch externe technikbetreuung wesentlich zu erhöhen?
Ja, wenn es jemanden gibt, der sich darum kümmert, die Leute schult und es die Kultur in der Organisation gibt, Informationen zu teilen kann das schon funktionieren. Es sollte nur aus meiner Erfahrung heraus eine/einen geben, der die Vision-Wiki lebt und auch die anderen damit Ansteckt.
- soweit ich gesehen habe lässt sich die konfiguartion von rechten von userInnen nur über das editieren von files mittels eines ftp programmes bewerkstelligen, oder sehe ich das falsch? (und es gibt zb entsprechende erweiterungen?)
beim doku-wiki stimmt das (ob es mittlerweile Erweiterungen dafür gibt – weiß ich um ehrlich zu sein gerade nicht). Es gibt aber auch andere Wiki system, bei denen zb. Berechtigungen (ein lustiges Wiki-Thema) auch in der Plattform selbst gesetzt werden können. zb.: Wacko-Wiki, Media-Wiki oder MoinMoin.
- hat nicht auch der wysiwig editor seine grenzen zb bei tabellen und ist das lernen dieser befehle für relativ ungeübte userInnen schwer?
Wysiwig-Editoren sind eigentlich ein Fluch. Ich bin nachwievor noch über keine Studie gestolpert, ob Wysiwyg-Editoren langfristig wirklich effizenter sind. Die alternative Wiki-Syntax ist zwar zu beginn bei den Leuten ein ziemliches “Schlucken” aber viel braucht man ja wirklich nicht um loszulegen. Ach ja … ich bin ja ein Fan der “KamelCases” … dieser Ursprung von Wikis ist wirklich sehr genial.
- vielleicht verfälscht meine jahrelange erfahrung mit html grundbefehlen und vor allem mit blogs ein wenig:
aber mir kommt es so vor als ob die bedienung und vor allem die administration von blogsoftware wesentlich einfacher ist, als dokuwiki.
- für alles was sich ändert ist ein wiki fraglos die bessere lösung. aber ist nicht zum publizieren – auch zum strukturierten publizieren – ein blog das userfreundlichere angebot?
Meiner Meinung nach haben Blogs einen anderen Schwerpunkt: Sie wollen News präsentieren. Bei Wikis geht es eigentlich mehr darum gemeinsam an einer Informationsbasis zu bauen. Beide haben ihre Berechtigung! (es auch immer wieder Versuche beide Tools miteinander zu kombinieren … und aus der BenutzerInnenfreundlichkeit heraus … naja … beide Systeme muss man erklären :-)